Die wichtigste Zahl ist gar keine Kostenzahl. Sie erklärt, warum das Ganze überhaupt so teuer geworden ist.
Quelle: Fachkräfteengpassanalyse 2024 der Bundesagentur für Arbeit, zitiert nach IFK. Die Analyse bewertet jährlich 518 Berufsgruppen.
280 Tage sind gut neun Monate. Wer diese Zahl kennt, bewertet Angebote anders, und wird misstrauisch, wenn jemand die Besetzung binnen 30 Tagen garantiert.
Was eine unbesetzte Stelle kostet
Für diese Rechnung braucht es keine Schätzung, weil die Vergütungssätze amtlich festgelegt sind. Ab dem 1. Januar 2026 gilt für gesetzlich Versicherte:
| Leistung | Vergütung | Regelbehandlungszeit |
|---|---|---|
| Allgemeine Krankengymnastik | 29,63 € | 15–25 Minuten |
| Manuelle Therapie | 35,59 € | 15–25 Minuten |
| Klassische Massagetherapie | 21,63 € | 15–20 Minuten |
| KG ZNS nach Bobath | 58,83 € | 25–35 Minuten |
| Manuelle Lymphdrainage, 45 Min. | 53,94 € | 45 Minuten |
Bundeseinheitliche GKV-Vergütung Physiotherapie ab 01.01.2026, plus 2,49 Prozent gegenüber 2025.
Die Rechnung, mit offengelegten Annahmen
Bei einer 20-Minuten-Taktung sind drei Behandlungen pro Stunde möglich. Für reine Krankengymnastik ergibt das 88,89 Euro Umsatz je Behandlungsstunde. Bei fünf bis sechs abrechenbaren Behandlungsstunden am Tag kommt man auf etwa 445 bis 535 Euro täglich, bei 21 Arbeitstagen also auf rund 9.300 bis 11.200 Euro im Monat.
Das ist Umsatz, nicht Gewinn. Wer eine Stelle nicht besetzt, spart gleichzeitig das Gehalt, die Lohnnebenkosten und den Arbeitsplatz. Wer Ihnen eine Vakanz als reinen Verlust in dieser Höhe vorrechnet, lässt die Gegenseite der Rechnung weg. Aussagekräftig ist der Deckungsbeitrag, und der hängt von Ihrer Kostenstruktur ab.
Ein Realitätscheck für die Annahme: Ein Anbieter von Praxissoftware nennt unabhängig davon einen Durchschnittsumsatz von 87,10 Euro pro Therapeutenstunde. Das liegt sehr nah an den oben errechneten 88,89 Euro. Die Größenordnung stimmt also.
Skeptisch sollten Sie werden, wenn Rechnungen mit 60 bis 75 Euro pro Behandlung arbeiten. Diese Beträge werden bei GKV-Patienten nur in Sonderfällen erreicht, etwa bei Lymphdrainage über 45 Minuten oder Bobath. Für eine überwiegend kassenfinanzierte Praxis ist das deutlich zu hoch gegriffen.
Die vier Wege im Kostenvergleich
1. Stellenanzeigen
Hier ist der Unterschied zwischen allgemeinen und fachspezifischen Portalen am größten, und am wenigsten bekannt.
| Portal | Preis | Laufzeit |
|---|---|---|
| Therapiespezifisches Fachportal | 59,95 € | 4 Wochen |
| Therapiespezifisches Fachportal | 99,95 € | 3 Monate |
| StepStone „Pro“ | ca. 1.400 € | 30 Tage |
| StepStone „Pro Ultimate“ | ca. 2.400 € | 60 Tage |
| Indeed, Standardanzeige | 0 € | — |
| Indeed, gesponsert | ab 15 €/Monat | je Anzeige |
Fachportal-Preise inkl. MwSt.; StepStone netto, Stand nach der Preisanpassung vom März 2026. Bei Indeed gilt seit dem 1. Juli 2025 ein Mindestpreis von 15 Euro je Stellenanzeige und Kalendermonat; abgerechnet wird pro begonnener Bewerbung (5 bis 30 Euro).
Zwischen einem Fachportal und einem StepStone-Paket liegt der Faktor 15 bis 25, bei einer Zielgruppe, die im Fachportal spezifischer vertreten ist. Das heißt nicht, dass Fachportale automatisch die bessere Wahl sind: Sie erreichen nur, wer dort aktiv sucht. Für den Preis eines StepStone-Pakets lassen sich aber etliche Monate Fachportal finanzieren.
2. Personalvermittlung und Headhunter
Abgerechnet wird als Anteil am Bruttojahresgehalt. Die im Markt genannten Sätze reichen von 15 bis 35 Prozent, weil sie nach Positionsebene gestaffelt sind. Für Fachkräfte, und dazu zählen Therapeuten, liegen sie typischerweise bei 18 bis 25 Prozent.
| Jahresbrutto | bei 18 % | bei 25 % |
|---|---|---|
| 36.000 € | 6.480 € | 9.000 € |
| 42.000 € | 7.560 € | 10.500 € |
Häufig wird der Wert von 27,5 Prozent zitiert, den der Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen für 2024 ausweist. Dieser Durchschnitt stammt jedoch von spezialisierten Personalberatungen, die im Alleinauftrag und überwiegend auf Retainer-Basis arbeiten, also aus dem oberen Marktsegment. Auf die Besetzung einer Therapeutenstelle lässt er sich nicht übertragen.
3. Zeitarbeit
Der Stundenverrechnungssatz ergibt sich aus dem Lohn multipliziert mit einem Kalkulationsfaktor, der Lohnnebenkosten, Ausfallzeiten und Marge abdeckt. Die genannten Faktoren schwanken je nach Quelle zwischen 1,5 und 2,2, eine belastbare Branchenstatistik dazu gibt es nicht.
Rechnerisch landet man bei etwa 22 bis 32 Euro je Stunde zuzüglich Umsatzsteuer. Dem steht ein Erlös von 29,63 Euro je Krankengymnastik-Behandlung gegenüber. Die Marge wird damit rechnerisch sehr dünn. Zeitarbeit taugt zur Überbrückung, nicht als Dauerlösung. Auffällig: Keiner der geprüften Anbieter mit Therapie-Schwerpunkt nennt öffentlich einen Stundensatz.
4. Social-Recruiting-Agenturen
Hier sind drei Kostenblöcke üblich: eine einmalige Einrichtungsgebühr, ein monatliches Honorar und das Werbebudget, das zusätzlich anfällt.
| Kostenblock | Marktübliche Spanne |
|---|---|
| Einrichtung, einmalig | 1.500 – 6.000 € |
| Monatliches Honorar | 800 – 3.000 € |
| Werbebudget pro Monat | 750 – 1.500 € |
| Gesamt über drei Monate | 9.000 – 15.000 € |
Entscheidend ist die Frage, wer das Risiko trägt. Bei laufenden Honoraren zahlen Sie unabhängig vom Ergebnis. Bei erfolgsbasierten Modellen zahlen Sie erst bei Einstellung, dafür liegt der Einzelbetrag höher.
Ein Befund zur Preistransparenz
Für diese Seite wurden neun auf Therapieberufe spezialisierte Recruiting-Anbieter daraufhin geprüft, ob sie ihre Preise öffentlich nennen. Das Ergebnis: Kein einziger nennt einen vollständigen Preis. Die Formulierungen reichen von „transparente Pauschale“ ohne Betrag über „klären wir im Erstgespräch“ bis zu der ausdrücklichen Aussage, man solle auf pauschale Preise verzichten.
Der einzige Anbieter mit einem echten Listenpreis arbeitet branchenübergreifend und beziffert nur sein Einstiegspaket. Preisintransparenz ist in diesem Markt also der Normalzustand.
Diese Feststellung schließt uns ein. Auch wir nennen auf dieser Website keinen Prozentsatz, weil die Konditionen von Fachrichtung, Region und Anzahl der Stellen abhängen. Was wir festhalten können: Wir arbeiten erfolgsbasiert, es fallen keine Vorabkosten und keine Grundgebühr an. Die Zusammenarbeit läuft in der Regel über zwei bis drei Monate, weil Social Recruiting diese Anlaufzeit braucht, längere Bindungen gibt es nicht. Unsere Sätze liegen unter den 20 bis 30 Prozent klassischer Headhunter. Den konkreten Betrag nennen wir im Erstgespräch, und zwar vor jeder Zusammenarbeit, schriftlich.
Worauf Sie bei Angeboten achten sollten
- Nachbesetzungsgarantie mit Frist. Marktüblich sind sechs bis zwölf Monate ab Stellenantritt. Eine Garantie ohne genannte Frist ist wenig wert, fragen Sie nach, ab wann sie greift und was genau passiert.
- Kostenlose Nachbesetzung oder anteilige Rückerstattung? Beides ist üblich. Die Rückerstattung ist für Sie meist günstiger, weil Sie nicht an eine erneute Suche gebunden sind.
- Zeitgarantien im Verhältnis zur Realität. Wenn die amtliche Durchschnittsdauer bei 280 Tagen liegt, verdient eine 30-Tage-Garantie eine Nachfrage: Was passiert, wenn sie nicht eingehalten wird?
- Werbebudget inklusive oder zusätzlich? Bei Social Recruiting macht das monatlich 750 bis 1.500 Euro Unterschied.
- Wann genau wird die Zahlung fällig? Bei Vertragsunterschrift, bei Arbeitsantritt oder nach bestandener Probezeit. Das ist ein erheblicher Unterschied im Risiko.
Eine Klausel, die den Mitarbeiter verpflichtet, Ihnen die Vermittlungsprovision zu erstatten, falls er früh selbst kündigt, ist unwirksam. Das Bundesarbeitsgericht hat das 2023 entschieden. Das Risiko einer frühen Kündigung lässt sich also nicht auf den Mitarbeiter abwälzen, nur auf den Vermittler, über eine Nachbesetzungsgarantie.
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